Behalten Sie den Überblick über Trello mit Zapier und seven

Trello erleichtert die Organisation und Aufgabenplanung in Teams. Allerdings können die Boards unübersichtlich werden. Mehr noch: wer die App nicht ständig offen hat, verpasst mitunter wichtige Benachrichtigungen oder Kommentare. Um das zu vermeiden, bietet sich eine zusätzliche Benachrichtigung an. Und wie geht das besser als mit dem zuverlässigsten und globalsten Service überhaupt – der SMS?

Was ist eigentlich Trello?

Trello ist, vereinfacht gesprochen, eine digitale Pinnwand, an der Aufgaben, Ideen oder Pläne angeheftet werden. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen verwenden den Service. Die Grundversion ist kostenlos, wer mehr zusätzliche Funktionen freischalten möchte, muss dafür bezahlen – die Preise sind jedoch überschaubar. Große Unternehmen setzen zumeist auf leistungsstarke Lösungen mit mehr Funktionen. Diese kosten aber entsprechend mehr. Gerade für Unternehmen mit begrenztem Budget oder für einzelne Teams innerhalb eines Unternehmens ist Trello dagegen ideal.

Nun haben viele Leute zu viel zu tun, als dass sie ständig auf Trello achten könnten. Oder die Aufgaben erfordern, dass ein Teammitglied nicht ständig am Rechner ist. Das Smartphone oder Handy dagegen haben die meisten von uns ständig dabei, ob in der Hosentasche oder vor uns auf dem Schreibtisch. Zapier ermöglicht – in Verbindung mit Trello und einem leistungsstarken SMS-Gateway – die Einrichtung von SMS-Benachrichtigungen zu Neuigkeiten.

Ein paar Worte zu Zapier

Zapier ist eine Plattform, die es ermöglicht, auch ohne Programmierkenntnisse tausende von Apps miteinander interagieren zu lassen. Sowohl für Unternehmen als auch für private Nutzer lassen sich so bestimmte Abläufe auf einfache Weise automatisieren.

Seit unsere API als Beta-Version auf Zapier verfügbar gewesen ist, haben wir auch über einige Anwendungen berichtet. So haben wir erklärt, wie Sie sich über neue Dateien in Ihrer Dropbox informieren lassen können. Für Nutzer von Mailchimp haben wir eine Idee vorgestellt, sich über Updates ihrer Kampagne automatisch benachrichtigen zu lassen. Und für diejenigen, die ab und an Termine verpassen, haben wir gezeigt, wie Sie Ihre Google-Calendar-Ereignisse rechtzeitig per SMS zugesendet bekommen.

Wie Sie Trello-Benachrichtigungen per SMS einrichten

Um die seven-App (unter Umständen an einigen Stellen noch als sms77-App zu finden) zu Ihrem Zapier-Konto zuzufügen, folgen Sie einfach dem unten stehenden Link. Sofern Sie bereits bei Zapier eingeloggt sind, startet dieser direkt die Einrichtung einer Automatisierung – eines „Zaps“ – mit seven als reagierender App.

Legen Sie Trello als Auslöser fest

Die Einrichtung eines Zaps läuft immer gleich ab. Im ersten Schritt benötigen Sie einen Auslöser. Abhängig davon, welche App das ist, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten zur Einstellung. Wichtig ist, dass Sie die Accounts miteinander verknüpfen. Zapier fordert dazu aber auch aktiv auf. Im Fall von Trello haben Sie die Möglichkeit, als Auslöser eine neue Karte, allgemeine neue Aktivität oder eine neue Benachrichtigung auszuwählen. Für dieses Beispiel habe ich eine Benachrichtigung gewählt.

Teilen Sie Zapier mit, wie seven auf Trello reagieren soll

Unsere App ist auf Zapier auf den Versand von SMS ausgelegt. Zur Verknüpfung Ihres Accounts geben Sie Ihren API-Key ein. Anschließend können Sie einen einzelnen Empfänger angeben, oder aber eine ganze Kontaktliste. Sie können festlegen, ob eine normale SMS verschickt werden soll oder eine Flash-Nachricht. Weiterhin können Sie den Text Ihrer SMS anpassen sowie den Absender der angezeigt werden soll. Für das Beispiel habe ich mich selbst als Empfänger angegeben, sodass ich über neue Benachrichtigungen auf meinem Trello-Account per SMS informiert werde.

Fügen Sie einen Filter hinzu (optional)

Je nach dem, wie Ihre Aufgaben aussehen oder wie groß Ihr Team ist, kann es sinnvoll sein, zwischen dem ersten und zweiten Schritt einen Filter einzufügen. Beispielsweise können Sie einstellen, dass nur Benachrichtigungen oder Kommentare von einem bestimmten Teammitglied – etwa Ihrem Chef – als Auslöser dienen. Ebenso können Sie einzelne Boards oder Karten für die Beobachtung auswählen. Damit reduzieren Sie einerseits die Anzahl gesendeter SMS. Andererseits verhindern Sie so, auch über für Sie und Ihre Aufgaben unwichtige Neuigkeiten informiert zu werden.

Kurz zusammengefasst

Dank Zapier können Sie eine automatische Benachrichtigung für Ihre Trello-Boards einrichten. Dafür müssen Sie nicht erst Programmieren lernen, Sie benötigen lediglich für alle drei Plattformen – Trello, Zapier und seven – einen Account.

Je nachdem, welchen Auslöser Sie eingestellt haben und welche Filter Sie zwischengeschaltet haben, erhalten Sie Live-Benachrichtigungen über bestimmte neue Ereignisse auf Trello. Und das sogar, wenn Sie gerade gar kein Internet zur Verfügung haben.

Die Automatisierungen auf Zapier sind übrigens nicht in Stein gegossen. Sie können diese jederzeit deaktivieren oder anpassen. So können Sie die Benachrichtigungen deaktivieren, um nicht im Urlaub gestört zu werden. Oder Sie passen den Auslöser oder Filter an, wenn sich etwas geändert hat. Die Möglichkeiten sind nahezu endlos.

Änderungen 17.8.2022: Zapier Screenshots aktualisiert