E-Rechnungspflicht 2025: Was Sie jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu verwenden. Diese Regelung zielt darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und Prozesse zu optimieren. Allerdings bringt sie auch erhebliche Herausforderungen mit sich.

Unsere Lösung bei seven.io

Um Ihnen die Umstellung zu erleichtern, stellen wir von seven.io Ihnen unsere Rechnungen im ZUGFeRD-Format zur Verfügung. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein lesbares PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Sie erhalten somit eine PDF-Rechnung, die zusätzlich alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Dies ermöglicht sowohl die manuelle Prüfung als auch die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Wie erhalten Sie Ihre Rechnungen?

Nach jeder Zahlung senden wir Ihnen die Rechnung im ZUGFeRD-Format per E-Mail zu. Sollten Sie diese E-Mail nicht erhalten haben oder die Rechnung erneut benötigen, können Sie diese jederzeit in Ihrem Account unter Finanzen einsehen und herunterladen. Klicken Sie dazu einfach auf die entsprechende Rechnungsnummer in der Tabelle.

Möchten Sie die Rechnungsadresse ändern?

Falls Sie Ihre Rechnungsadresse aktualisieren müssen, können Sie dies ebenfalls in Ihrem Account vornehmen. Gehen Sie dazu auf Account und dann auf Finanzen. Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungsdaten anzupassen und bei Bedarf eine aktualisierte Rechnung zu erstellen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Hilfeartikel dazu.

Kritik an der neuen Regulierung

Viele Unternehmen empfinden die Einführung der E-Rechnungspflicht als überstürzt und praxisfern. Die Umstellung erfordert erhebliche Investitionen in IT-Infrastruktur und Schulungen, was insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine finanzielle Belastung darstellt. Zudem wird kritisiert, dass die neuen Vorschriften den bürokratischen Aufwand erhöhen, anstatt ihn zu reduzieren.

Komplexität des ZUGFeRD-Formats

Das ZUGFeRD-Format kombiniert ein lesbares PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Während dies theoretisch Vorteile bietet, erweist sich die praktische Umsetzung als kompliziert. Die Erstellung und Validierung der XML-Komponente erfordert spezielles Know-how und kann fehleranfällig sein. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Systeme entsprechend anzupassen, was mit erheblichem Aufwand verbunden ist.

Fazit

Obwohl die Digitalisierung der Rechnungsstellung grundsätzlich begrüßenswert ist, wird die aktuelle Umsetzung der E-Rechnungspflicht und die Einführung des ZUGFeRD-Formats von vielen Unternehmen als unausgereift und belastend empfunden. Es bleibt zu hoffen, dass die Verantwortlichen die Kritik aus der Praxis ernst nehmen und die Regelungen entsprechend anpassen, um eine für alle Beteiligten praktikable Lösung zu finden.