Erhalten Sie automatisch Benachrichtigungen per SMS für bevorstehende Google-Kalender Ereignisse

vor 6 Jahren

So verpassen Sie nie wieder einen Eintrag aus Ihrem Google-Kalender: Wenn Sie ihn über die Zapier Plattform mit seven verknüpfen. Lassen Sie sich automatisch per SMS informieren, und zwar rechtzeitig BEVOR Termine oder Events anstehen.

Einfach integriert. Einfach kombiniert.

Über 1.100 Anwendungen sind bereits in Zapier integriert. Zapier: Das eine interaktive Plattform, über die jeder registrierte Nutzer nach Belieben die dort verfügbaren Apps miteinander kombinieren kann. WordPress mit Instragram, Dropbox mit Mailchimp, Salesforce mit Paypal und, und, und. Die Schnittstellen werden über Zapier selbst gelöst, so dass seitens des Nutzers kein weiterer Aufwand oder umständliche Integrationen erforderlich sind.

Einer der beliebtesten Zap-Auslöser ist der Google-Kalender. Die Web-Anwendung zum Verwalten von Terminen und Ereignissen bietet Google seit 2006 an. Ende vergangenen Jahres hat man das Design neu angepasst sowie zahlreiche Funktionen erweitert, die nicht nur private Nutzer erfreuen dürften, sondern insbesondere Business-Anwender.

Perfekt dazu passt demnach ein professionelles SMS Gateway, das auf Business-SMS spezialisiert ist. Beide Apps, Google Calendar und seven, miteinander verknüpft ergeben eine dynamische Effizienz, die Ihren Alltag ungemein erleichtern wird.

Automatische SMS-Erinnerung

Kennen Sie das: Der Terminkalender ist derart voll, dass ein wichtiger Eintrag schon mal übersehen wird. Oder Sie verpassen es, sich auf ein Kundengespräch vorzubereiten, weil Sie nicht rechtzeitig daran denken. Mitunter vergessen Sie sogar, beteiligten Personen pünktlich Bescheid zu geben, dass ein Meeting sich verschiebt.

Natürlich ist direkt im Google-Kalender bereits eine Erinnerungsfunktion implementiert. Diese setzt aber voraus, dass Sie regelmäßig – und vor allem rechtzeitig – in der Anwendung aktiv sind. Alternativ erhalten Sie eine Benachrichtigung im Chrome oder eine Email an Ihr Google Mail Konto. Aber auch da sehen Sie womöglich nicht jede Minute nach oder bekommen so viele Nachrichten, dass beispielsweise die Erinnerungsmail an Ihren reservierten Flug zwischen allen anderen schlicht weg unter geht. Im Zweifelsfall steht Ihnen im entscheidenden Moment gar kein Internet zur Verfügung – dann hilft nur noch eine SMS.

Terminplaner mit Individualität

Längst sind die Anforderungen an Software-Anwendungen gestiegen, nicht zuletzt an solche, die unseren Terminalltag planen sollen. Es genügt eben nicht mehr nur einen roten Kringel an Tag X zu setzen und Monat um Monat Kalenderblätter abzureißen – die Printform des Kalenders scheint ohnehin nur noch einen rein dekorativen Zweck zu erfüllen.

„Dieses Gerät nimmt Ihnen die Hälfte der Arbeit ab.“ – „Prima, dann nehme ich zwei davon.“

Wenn es nur so einfach wäre… Tatsächlich aber können zahlreiche Programme, Apps und Tools die Organisation unseres Alltags, der nun mal auf täglich 24 Stunden limitiert ist, ungemein erleichtern. Durch die Konstellation Google-Kalender via Zapier mit seven verleihen Sie nicht nur Ihren Google Konten die Möglichkeit, interaktiv mit Ihnen zu kommunizieren. Ihnen stehen auch eine Reihe raffinierter Tricks zur Verfügung, basierend auf künstlicher Intelligenz, um aufwendige Prozesse vorsorglich zu automatisieren und dadurch enorm Zeit (und Nerven) zu sparen.

Hier einige Szenarien als Beispiel:

Zeitfenster
Das Prinzip ist fast das Gleiche wie bei einem Wecker. Man stellt vorab eine bestimmte Zeit ein und möchte somit rechtzeitig informiert sein, bevor der eigentliche Termin startet. Im Google-Kalender können das ganz klassisch Geburtstage, Meetings, Abgabetermine und andere Fristen sein, aber auch außergewöhnliche Angelegenheiten. Die automatische Erinnerung lässt sich bequem einrichten, beispielsweise als jährlich wiederkehrendes Ereignis, mit individuellen Benachrichtigungsabständen und mit farbiger Markierung entsprechend Ihrer Prioritäten.

Zapier greift dann jeden dieser Einträge entsprechend auf, erkennt sogar die Farben, mit denen Sie gegebenenfalls Ihre Termine markiert haben. Diesen wird eine „Color ID“ zugeteilt. Weiterhin lässt sich sowohl die exakte als auch die ungefähre Start- und Endzeit sowie die Dauer des Termins ermitteln.
Teilnehmer
Im Google-Kalender können Sie zu jedem Termin Gäste hinzufügen. Diese müssen allerdings ebenfalls einen Google Account besitzen, der Ihrem Konto bekannt ist. Dies können zum Beispiel weitere Kollegen sein, externe Mitarbeiter, Kunden oder einmalige Teilnehmer, die für diesen speziellen Termin eingeladen werden. Direkt über die Anwendung können Sie an die ausgewählten Kontakte Nachrichten und Mails senden, mit ihnen Termine planen oder einen Videoanruf starten.

Übertragen auf Zapier stehen demnach neben der „Creator Email“ und der „Organizer Email“ auch „Attendee Emails“, sprich beteiligte Kontakte, als Suchfunktion parat. Auch ob Sie selbst den Eintrag erstellt haben oder nicht, kann als Option gefiltert werden sowie ob jemand den Termin beispielsweise abgesagt hat.
Zusatzfunktionen
Interessante Filteroptionen sind außerdem:
- Der Standort des Events. Diesen fügen Sie im Google-Kalender als Ort hinzu. Gästen können sich die Adresse direkt per Google Maps azeigen lassen und eine passende Route berechnen. In Zapier lässt sich der Standort idealerweise per Textsuche erfassen, z.B. „Text contains Hauptstraße“.
- HTML-Links. In dem Bechreibungsfeld Ihrer Google-Kalender Termine können Sie Links setzen, die wiederum von Zapier als solche erkannt werden. Events, die zum Beispiel zu einem bestimmten Online-Beitrag erstellt wurden, lassen sich so ideal verknüpfen.
- Art des Eintrages („Kind“). So können Sie für Ihren Zap beispielsweise direkt nach Feiertagen in Deutschland filtern, nach Geburtstagen oder auch Projekten, denen Sie im Google-Kalender eine eigene Kategorie erstellt haben.

Jedes dieser Szenarien aus dem Google-Kalender kann im Zapier als Trigger definiert werden und somit einen SMS durch das seven Gateway auslösen. Dadurch bieten sich Ihnen unzählige Möglichkeiten Ihre Termine individuell zu verwalten, immer auf dem Laufenden zu sein, und sich unabhängig von Internetzugang oder Verfügbarkeit informieren zu lassen.

Kreieren Sie weitere Zaps mit ähnlichen Anwendungen, um immer rechtzeitig per SMS Erinnerungen zu Terminen, Veranstaltungen, Meetings, Aufgaben etc zu erhalten: