Kennen Sie unsere Email2SMS Funktion? Nein? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Post geben wir Ihnen einen Überblick, damit Sie besser einschätzen können, ob auch Sie die Funktion nutzen möchten. Dazu erklären wir zunächst, wie Email2SMS funktioniert und schauen uns dann Beispiele an, für die unsere Kunden das Email zu SMS Gateway am häufigsten nutzen. Abschließend erhalten Sie noch einen kurzen Überblick über die Einrichtung der Email2SMS Funktion. Legen wir los!
Wie unsere Kunden Email2SMS nutzen
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Was ist Email2SMS?
Unser Produkt Email2SMS ermöglicht es, den Versand von SMS mit einer Email auszulösen. Das heißt: Sie schicken eine Email mit ganz bestimmtem Inhalt an eine ganz bestimmte Emailadresse und unser Gateway versendet daraufhin die entsprechenden SMS.
Dabei können Sie festlegen, ob nur eine SMS an einen ganz bestimmten Absender versendet wird oder gleich mehrere SMS an eine Gruppe von Empfängern geschickt wird. Was Sie beim Versand der Mail beachten müssen, damit alles so versendet wird wie Sie es sich vorstellen, besprechen wir weiter unten im Text.
Wenn auf unserer Seite von Mail2SMS oder Mail-to-SMS die Rede ist, ist dieselbe Funktion gemeint. Wichtig ist: Sie schicken eine Mail, wir machen daraus eine SMS.
Ein Beispiel:
Eine Zahnarztpraxis möchte eine SMS mit einer Terminerinnerung versenden, kann aber nur Emails versenden – beispielsweise weil das Programm der Praxis nur das zulässt.
Das Team verfasst einen Text und sendet die Email an 012345678@gateway.seven.io, wobei vor dem @ die Empfängernummer steht. Im Betreff geben sie den Key an, den sie bei der Einrichtung festgelegt haben, beispielsweise: key=j38r5sz9d
Bei Bedarf können sie in der Betreffzeile auch andere Faktoren festlegen, wie beispielsweise den Absendernamen. Sie versenden die Email und die festgelegten Empfänger erhalten die SMS.
Wenn Sie es ähnlich machen wollen, können Sie gleichzeitig die gängigen Funktionen nutzen, die unseren SMS-Versand ergänzen. Geben Sie zum Beispiel Absendernamen an, versenden Sie Massen-SMS via Email, vergeben Sie Labels oder versenden Sie Flash SMS.
Eine detaillierte Liste der Parameter die Sie hierfür benötigen, finden Sie in unserer Mail API Dokumentation.
Beispiel einer Email, die eine SMS auslöst.
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Wie nutzen unsere Kunden Email2SMS?
Im Grunde ist die Nutzung also einfach. Sie senden eine Email mit den passenden Parametern und unser Gateway versendet eine (oder mehrere) SMS mit den ausgewählten Funktionen und dem entsprechendem Inhalt.
In welchen Fällen ist dieser Weg besonders nützlich? Kurz: Überall dort, wo der Versand einer Mail die einzige Option ist oder wo zusätzliche Umwege die Sache nur komplizierter machen würden. Wie oben bereits erwähnt, kommt es vor, dass bestimmte Programme nur den Versand von Emails unterstützen, nicht aber von SMS. Daher nutzen viele unserer Kunden die Funktion zur Weiterleitung von Meldungen.
Weiterleitung bestimmter Meldungen
Besonders häufig nutzen unsere Kunden die Email2SMS-Funktion also, um bestimmte Meldungen weiterzuleiten. Weiterleitung meint hier: Statt eine Meldung via Email zu erhalten wird unser Gateway als Empfänger gesetzt und dieses leitet die Nachricht via SMS weiter.
Gängig ist diese Variante zum Beispiel, wenn Alarmanlagen ihre Meldungen nur via Mail versenden können, der Alarm aber über SMS zugestellt werden soll. Diese Weiterleitung über das Email zu SMS Gateway ist ein einfacher und effektiver Weg, den SMS Alarm trotzdem umzusetzen.
Wie erwähnt kann es auch bei vielen anderen Programmen, insbesondere älteren, der Fall sein, dass nur Emails ausgelöst werden.
In diesen Fällen ist unsere Mail2SMS Funktion also ein einfacher Weg, entsprechende Meldungen trotzdem via SMS zu versenden, beziehungsweise auf dem eigenen Mobiltelefon zu empfangen.
SMS Versand direkt aus Mailprogramm
Unsere Kunden verwenden die Mail zu SMS Funktion aber auch, um SMS ohne Umwege direkt aus ihrem Email Programm zu versenden. Dieser Anwendungsfall kommt beispielsweise vor, wenn Teams wichtige Nachrichten schnell erhalten müssen und deshalb statt über Email via SMS benachrichtigt werden sollen.
Die Nutzung ist hier sinnvoll, weil sie Zeit spart. Wenn Sie wichtige Nachrichten per Mail erhalten und diese sofort weitergeben möchten, ist es einfacher, eine Mail zu schreiben als, beispielsweise, unsere Webapp zu öffnen und die SMS dort zu verfassen. Natürlich können Sie auch erhaltene Mails weiterleiten, in den meisten Fällen ist dies aber aufgrund der Länge der Nachricht nicht sinnvoll.
Übrigens: Wollen Sie SMS in Outlook versenden? Oder nutzen Sie ein anderes Mailprogramm? Auf unserer Integrationsseite finden Sie diverse Plugins, die Ihnen weiterhelfen. Natürlich können Sie aber auch die Email2SMS Funktion aus Outlook nutzen.
Wie Sie Email2SMS einrichten und nutzen
Bevor Sie die Email2SMS Funktion nutzen, müssen Sie einen wichtigen Schritt absolvieren: Sie müssen den Versand zunächst einrichten, denn der Versand von SMS via Email ist in Ihrem Account standardmäßig deaktiviert.
Öffnen Sie die Webapp und klicken Sie im linken Menü auf Entwickler. Dann klicken Sie im Abschnitt Mail API auf das grüne Pluszeichen.
Jetzt geben Sie Mailadresse, Key und Fehler-Mailadresse an und schon sind Sie fertig. Schauen Sie sich auch die zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten an, indem Sie im gleichen Abschnitt auf die blauen Zahnräder klicken.
Eine detailliertere Anleitung und weitere Erklärungen zu den Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in unserem Helpdesk-Artikel: Einrichtung der Mail API
Einrichtung in der Webapp, zum Vergrößern anklicken.
Wie läuft der Mail2SMS Versand ab? Worauf müssen Sie achten? In unserem Helpdesk-Artikel finden Sie weitere Informationen.
Ihr Anwendungsfall
Wie in so vielen Fällen gilt auch für die Mail to SMS Funktion: Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Überall dort wo eine Email ausgelöst wird kann über unser Gateway auch eine SMS verschickt werden.
Selbstverständlich steht es Ihnen frei, Szenarien auch über Automatisierungsdienste wie IFTTT oder Zapier zu realisieren – doch in einigen Anwendungsfällen ist der Umweg schlicht nicht notwendig.
Wie nutzen Sie die Email to SMS Funktion? Wir freuen uns, von Ihren Erfahrungen zu hören.
Viele Grüße
Headerbild von LinkedIn Sales Navigator via Pexels
Anpassungen vom 30.4.2024: Stellen angepasst, die auf den Abschnitt Mail to SMS in der Webapp oder den Einrichtungs-Artikel im Helpdesk verweisen, da beides in Mail API umbenannt wurde. Screenshot ausgetauscht.