{"id":83972,"date":"2022-10-25T08:12:31","date_gmt":"2022-10-25T06:12:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sms77.io\/?p=83972"},"modified":"2023-04-05T08:28:42","modified_gmt":"2023-04-05T06:28:42","slug":"sms-workflow-und-prozessoptimierungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.seven.io\/de\/blog\/sms-workflow-und-prozessoptimierungen\/","title":{"rendered":"SMS-Benachrichtigungen vereinfachen Arbeitsabl\u00e4ufe bei Workflow- und Prozessoptimierungen"},"content":{"rendered":"

SMS ist im Vergleich zur E-Mail deutlich zuverl\u00e4ssiger und bekommt mehr Beachtung\u00a0<\/span><\/h2>\n

Die Essener Code Piraten GmbH hat sich auf die Entwicklung von ma\u00dfgeschneiderten Systemen zur Workflow- und Prozessoptimierung spezialisiert. Das dynamische Code Piraten-Team plant und entwickelt individuelle Software-Anwendungen f\u00fcr seine Kunden, f\u00fchrt sie in den Unternehmen ein und bietet Support bei der t\u00e4glichen Nutzung.<\/p>\n

Im Fr\u00fchjahr 2020 standen die Software-Entwickler mit ihren Produkten guestoo, einer L\u00f6sung f\u00fcr G\u00e4stemanagement, und covidoo, eine Covid-19 Testcenter-Software, vor der Herausforderung, weitere Kommunikationswege in die SaaS-Tools zu etablieren.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Die Ausgangssituation<\/h3>\n

Durch die rasante digitale Entwicklung unterliegen Arbeitsprozesse mittlerweile einem st\u00e4ndigen Wandel. W\u00e4hrend der akuten Phase in der Corona-Pandemie vor etwa zwei Jahren war das Team von Code Piraten auf der Suche nach einer alternativen Kommunikationsl\u00f6sung f\u00fcr die Software covidoo. Auch die G\u00e4ste-Verifizierung bei Veranstaltungen erforderte durch die angespannte Pandemielage neue Software-Updates bei guestoo.<\/p>\n

Ziel der Systemoptimierung war es, dass die Veranstalter mit ihren G\u00e4sten direkt kommunizieren, beziehungsweise Corona-Testzentren Ergebnisse zuverl\u00e4ssig an ihre Kunden \u00fcbermitteln konnten. Bisher war die Kommunikation nur \u00fcber E-Mail m\u00f6glich gewesen. Die Entwickler suchten nach einer zuverl\u00e4ssigen Alternative, um die Kommunikationswege in den SaaS-Tools zu optimieren.<\/p>\n

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Die E-Mails sind von dem jeweiligen Provider gar nicht erst durchgelassen worden.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Obwohl Unternehmen nicht auf der Black List eines E-Mail-Providers stehen, kommen versendete E-Mails trotzdem manchmal nicht durch.<\/p>\n

\u201eBei den Testzentren standen wir vor dem Problem, dass die Ergebnis\u00fcbermittlungen per E-Mail h\u00e4ufig im Spamordner gelandet sind. So kamen die Testergebnisse oder Anmeldebest\u00e4tigungen gar nicht erst an, obwohl es kein Spam war, der Mailserver eine gute Reputation hatte und der E-Mail-Aufbau allen Vorgaben entsprach. Das hatte zur Folge, dass Testzentren mit nachfragenden Kundenanrufen bombardiert wurden.<\/p>\n

Um nicht weiter kostbare Administrationszeit zu verschwenden, suchten wir nach einer Alternative zur \u00dcbermittlung der Testergebnisse. Auch bei unserem G\u00e4stemanagement guestoo haben wir uns gefragt, was wir bei der Kommunikation zwischen dem Veranstalter und seinen G\u00e4sten vor, w\u00e4hrend und nach einer Veranstaltung noch optimieren k\u00f6nnen\u201c, beschreibt Stefan Wirtz, einer der beiden Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer von Code Piraten, die damalige Ausgangssituation.\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

\"SMS<\/a><\/div>

Die Website der Test-Software covidoo<\/a>, zum Vergr\u00f6\u00dfern anklicken.<\/em><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Der Anwendungsfall<\/h3>\n
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\u00a0<\/span>Wir waren auf der Suche nach einer M\u00f6glichkeit, die G\u00e4ste und Kunden garantiert zu erreichen und zu informieren.\u00a0<\/span><\/p>\n<\/blockquote>\n

\u201eWir wollten unseren Kunden ein zus\u00e4tzliches Feature bieten, damit sie beispielsweise w\u00e4hrend einer Veranstaltung auf einen besonderen Programmpunkt hinweisen k\u00f6nnen und um die Nachverfolgung von Infektionen f\u00fcr das Gesundheitsamt zu erleichtern, indem G\u00e4ste per SMS im Nachhinein kontaktiert werden k\u00f6nnen\u201c, erl\u00e4utert Stefan Wirtz Beispiel-Situationen aus dem Arbeitsalltag seiner Kunden. \u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Der Entscheidungsprozess<\/h3>\n

Das Entwicklerteam hat sich zun\u00e4chst einmal einen \u00dcberblick dar\u00fcber verschafft, welche Kommunikations-Dienstleister es auf dem Markt gibt. Ausf\u00fchrlich wurde dar\u00fcber diskutiert, welche Kriterien die Code Piraten beim Thema Datenschutz ber\u00fccksichtigen m\u00fcssten und wie dann die neuen Funktionen in die vorhandenen Systeme implementiert werden k\u00f6nnten.<\/p>\n

Die Verifizierung der Kontaktdaten von G\u00e4sten w\u00e4hrend einer Veranstaltung war in akuten Corona-Zeiten gesetzlich vorgeschrieben. Da in <\/b>beiden Produkten sensible Kunden- oder sogar Gesundheitsdaten verwaltet werden, spielte de<\/b>r Datenschutz bei der Wahl des Kommunikationsanbieters eine gro\u00dfe Rolle.\u00a0<\/span><\/b><\/p>\n

\u201eAlle erarbeiteten Kriterien wie der garantierte Versand der Benachrichtigungen, rechtliche Absicherung nach der DSGVO<\/a> und Kompatibilit\u00e4t mit unseren Produkten waren f\u00fcr uns gleicherma\u00dfen wichtig. Da wir sonst ein Produkt nutzen w\u00fcrden, was wom\u00f6glich nicht liefert.\u00a0<\/span><\/p>\n

Aus Gr\u00fcnden des Datenschutzes sollte der Anbieterstandort auf jeden Fall in Deutschland sein. Wir wollten auf keinen Fall Daten in die USA geben. Wir w\u00fcrden lieber auf ein Feature verzichten, als mit so einem Schritt den Datenschutz aufzuweichen.\u201c\u00a0<\/span><\/p>\n

In der Praxis sieht es so aus, dass Kunden, die zum Beispiel covidoo nutzen, bei seven.io einen eigenen Account anlegen, um dann \u00fcber covidoo SMS versenden zu k\u00f6nnen. \u00a0<\/span><\/p>\n

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F\u00fcr uns war es wichtig, dass unsere Kunden auf der Oberfl\u00e4che des Dashboards technisch die M\u00f6glichkeit hatten Daten zu speichern und einzusehen.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

\u201eDaher kam nur ein Dienstleister f\u00fcr uns in Frage, der einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit uns abschlie\u00dfen konnte. Weitere Eigenschaften wie die Kompatibilit\u00e4t und Integration mit und in unsere Produkte und die Zuverl\u00e4ssigkeit beim Versand und Service kamen noch als weitere Kriterien hinzu\u201c, beschreibt Stefan Wirtz das Ergebnis des Brainstormings.\u00a0<\/span><\/p>\n

WhatsApp und dem Facebook-Messenger standen die Mitarbeiter*innen von Code Piraten kritisch gegen\u00fcber, da bei beiden Produkten der Datenschutz nicht gew\u00e4hrleistet ist. Weitere Messenger-Dienste wie Telegram oder Signal kamen ebenfalls nicht in Frage, da sie den Nachteil haben, vom Internet abh\u00e4ngig zu sein.\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

\"SMS<\/div><\/div>

Foto von Claudia Zurlo Photography<\/a><\/em><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Die Einhaltung der DSGVO ist f\u00fcr alle Unternehmen die personenbezogene Daten verarbeiten von gr\u00f6\u00dfter Wichtigkeit.<\/p>\n

Hier finden Sie weitere Informationen zu unserem Datenschutz.<\/p>\n<\/div><\/div>

Unsere Datenschutzerkl\u00e4rung<\/span><\/a>Unser AVV<\/span><\/a><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

SMS-Benachrichtigungen funktionieren unabh\u00e4ngig vom Internet\u00a0<\/span><\/b><\/h4>\n

\u201e<\/b>Also haben wir uns nach einem deutschen Business-Messaging-Anbieter umgeschaut, der in der Lage ist, gro\u00dfe Mengen an SMS zu versenden, einen Datenschutzbeauftragten besitzt und ein zuverl\u00e4ssiges System sowie einen guten Support bietet.\u00a0<\/span><\/p>\n

Gerade bei Corona-Tests und Event-Einladungen sind SMS im Vergleich zu E-Mails deutlich zuverl\u00e4ssiger, da viele E-Mail-Anbieter ihre eigenen Spamregeln haben. SMS-Nachrichten kommen auf jedem Handy auch ohne Internetempfang durch\u201c, schildert der Softwareexperte seine Erfahrungen.\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

L\u00f6sungen und Verbesserungen<\/h3>\n

Das Kieler Business-Messaging-Unternehmen seven.io \u00fcberzeugte schlie\u00dflich im Vergleich mit anderen Anbietern: \u201eUnser Ansprechpartner Christian Leo machte beim Support gleich einen charmanten und sympathischen Eindruck, das Unternehmen hatte gute Bewertungen, war preislich gleich mit anderen Messaging-Dienstleistern und beim Testdurchlauf hat gleich alles gut funktioniert\u201c, erz\u00e4hlt Stefan Wirtz von seinem Erstkontakt mit seven.io. \u00a0<\/span><\/p>\n

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Der Datenschutz und die M\u00f6glichkeit, dass unsere Kunden einen eigenen Account anlegen k\u00f6nnen, hebt seven.io deutlich von der Konkurrenz ab.\u201c\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<\/blockquote>\n

\u201e<\/b>Am meisten hat uns bei der L\u00f6sung von seven.io die einfache Integration in unsere SaaS-Systeme und der nette und zuverl\u00e4ssige Support angesprochen. Falls mal etwas beim Versenden gro\u00dfer SMS-Mengen nicht funktioniert, ist es wichtig, garantiert einen Ansprechpartner zu haben. Auch der Datenschutz und die Performance passten bei seven.io.\u00a0<\/span><\/p>\n

In Sto\u00dfzeiten sind Statistiken beispielsweise direkt einzusehen und unsere Kunden k\u00f6nnen selbstst\u00e4ndig ein Konto bei seven.io anlegen. Die Inbetriebnahme hat innerhalb einer Woche funktioniert wie erhofft\u201c, z\u00e4hlt Stefan Wirtz auf, welche Serviceleistungen ihn besonders von seven.io \u00fcberzeugt haben.<\/p>\n

Die Kunden von Code Piraten nutzen seitdem je nach Tool www.guestoo.de<\/a> oder\u00a0 <\/span>www.covidoo.de<\/a> zus\u00e4tzlich SMS-Benachrichtigungen zum Versand von Testergebnissen, Einladungen zu Events und News zu Events.\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Fazit<\/h3>\n

\u201eDie Zusammenarbeit mit seven.io ist sehr gut. Da wir auch ein junges und dynamisches Team sind, das seine Ideen professionell umsetzt, haben wir das Gef\u00fchl, mit Gleichgesinnten zu sprechen.\u201c<\/p>\n

Die alternative M\u00f6glichkeit SMS zu versenden, hat den Organisatoren und Mitarbeitern der Testzentren viele Nerven und Zeit eingespart. Vor dem Einsatz der SMS-Nachrichten wurden sie sehr h\u00e4ufig von Kunden kontaktiert, weil sie keine Teilnahmebest\u00e4tigung oder Testergebnisse erhalten hatten.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u201eSeitdem haben die Beschwerden deutlich nachgelassen und der Versand von fast f\u00fcnf Millionen SMS \u00fcber unsere Kunden spricht f\u00fcr sich. Im Prinzip werden jetzt \u00fcberall dort, wo unseren Kunden eine schnelle und zuverl\u00e4ssige Zustellung der Benachrichtigungen wichtig ist, SMS eingesetzt\u201c, erz\u00e4hlt Stefan Wirtz.<\/p>\n

\u00a0<\/span>\u201e<\/b>Wir k\u00f6nnen mit SMS eine sicherere Zustellung als bei E-Mails garantieren, falls es gew\u00fcnscht ist. Allerdings f\u00e4llt uns auch auf, dass der Einsatz von SMS manchmal gerade im Eventbereich noch zu fortschrittlich und zu privat bei Einladungen wirkt. Viele Leute schrecken eher noch davor zur\u00fcck. Einladungen per Post sind immer noch das g\u00e4ngige Modell\u201c, schmunzelt Stefan Wirtz.\u00a0<\/span><\/p>\n

Noch einen Blick in die Zukunft: Auch bei ihrem Personalplanungs-Tool persoo \u00fcberlegen die Code Piraten, gezielt SMS f\u00fcr Benachrichtigungen einzusetzen. Die Einbindung w\u00fcrde so aussehen, dass das Personal per SMS angeschrieben werden kann und beispielsweise automatisch eine Erinnerungs-SMS f\u00fcr einen anstehenden Arbeitseinsatz bekommt oder wenn im Workflow etwas Neues passiert.<\/p>\n

\u201eF\u00fcr die Kommunikation in unseren Tools sind SMS-Nachrichten sehr vorteilhaft, da sie mehr Aufmerksamkeit bekommen als E-Mails. E-Mails schaut man gegebenenfalls einmal pro Tag an, aber SMS sieht man sofort\u201c, fasst Stefan Wirtz abschlie\u00dfend die Pluspunkte von SMS gegen\u00fcber E-Mails zusammen.\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Unser Kommentar<\/h4>\n

Es freut uns zu erfahren, wie SMS in modernen Planungstools eingesetzt werden und dass sie sogar noch zu \u201efortschrittlich\u201c erscheinen. Es ist sehr angenehm, mit Stefan Wirtz und den Code Piraten-Team eine Kooperation auf einem Level gefunden zu haben. Die Zusammenarbeit k\u00f6nnte kaum besser sein.<\/em><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Viele Gr\u00fc\u00dfe<\/span><\/h6><\/div><\/div>
\"Ihr<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

Headerbild von Claudia Zurlo Photography<\/a><\/em><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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