Charity-Event, Party oder Vortragsreihe – die Organisation einer Veranstaltung ist häufig sehr komplex und aufwendig. Auch die Kommunikation mit Gästen oder Teilnehmern will gut geplant sein. Hier greifen im Idealfall verschiedene Ansätze und Medien ineinander, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Auch der Einsatz von SMS kann Ihre Kommunikation maßgeblich verbessern. Wie genau SMS Veranstaltungen besser machen können? Wir haben drei Beispiele vorbereitet, in denen SMS für verschiedene Zwecke genutzt werden.
From planning to follow-up – How SMS make events better
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Wieso sollten gerade SMS Veranstaltungen besser machen?
Dass eine gelungene Kommunikation vor, während und gelegentlich auch nach einer Veranstaltung sehr wichtig ist, wird niemand bestreiten. Der Einsatz von SMS ist hier in vielen Fällen sinnvoll.
Vielleicht stellen Sie sich die Frage:
Wieso per SMS? Wieso nicht über eine App oder via Mail?
Die Bereitschaft, sich eine App herunterzuladen sinkt, insbesondere, wenn sie nur kurz genutzt wird. Außerdem ist die App-Entwicklung teuer, gerade wenn mehrere Betriebssysteme berücksichtigt werden sollen. Darüber hinaus ist es Ihren Besuchern manchmal nicht möglich eine App herunterzuladen, beispielsweise wenn ihnen nicht mehr ausreichend Speicherplatz zur Verfügung steht.
SMS hingegen erreichen problemlos jedes Mobiltelefon, egal wie alt es ist oder wie die Nutzungsgewohnheiten der Besitzer sind.
Gegenüber E-Mails bestechen SMS vor allem durch die hohe und schnelle Öffnungsrate und ihre persönliche Note. Die meisten SMS werden innerhalb der ersten fünf Minuten nach Empfang geöffnet. Außerdem werden SMS sehr viel seltener als Spam markiert und verschwinden nicht zwischen dutzenden anderen Nachrichten, wie es bei E-Mails häufig der Fall ist.
Daher können SMS Veranstaltungen maßgeblich dabei helfen, die Organisation und Kommunikation effektiver und gleichzeitig persönlicher zu gestalten.
Festival
Auf Festivals können SMS besonders vielfältig eingesetzt werden. Von der reinen Organisation bis hin zu Interaktionen mit Künstlern helfen die Kurznachrichten, die Festivaltage zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.
Vorher:
Welche Informationen brauchen Ihre Gäste, bevor sie zum Festival anreisen?
Das Ticket stellen Sie wahrscheinlich via Mail zu, Sie können aber auch am Anreisetag zusätzlich eine SMS mit einem Link versenden, sodass Ihre Besucher das Ticket auch spontan auf dem Handy aufrufen können. Das verhindert auch spontane Panik bei denen, die ihre Tickets gerne verlieren.
Die Organisation der Park- und Campingflächen ist wichtig, wenn Sie nicht im Chaos versinken wollen. Eine SMS mit Hinweis zum Abschnitt stellt sicher, dass Ihre Besucher wissen, wo sie hinmüssen und im Zweifelsfall die sinnvollste Route wählen können. Dies erleichtert auch die Arbeit Ihrer Parkplatzcrew.
Währenddessen:
Bieten Sie einen Newsticker an, über den Sie spontane Änderungen via SMS versenden. So bleiben alle Interessierte auf dem Laufenden und wissen sofort, wenn eine Band ausfällt, auf einer anderen Bühne spielt oder andere spontane Änderungen anfallen.
Auch bei wichtigen Warnungen kann es sinnvoll sein, eine Meldung via SMS zu versenden. Insbesondere bei kritischen Wetterverhältnissen kann es wichtig sein, alle Personen auf dem Festivalgelände zu erreichen – auch die, die sich gerade nicht in der Nähe einer Bühne aufhalten.
Natürlich ist es auch denkbar, eine Interaktionsmöglichkeit zwischen Publikum und Künstlern zu schaffen, beispielsweise für Abstimmungen zu Songwünschen.
Nicht jede Information ist für jede Person relevant. Teilen Sie Ihre Empfänger in Gruppen ein, um sie gezielt ansprechen zu können.
Danach:
Auch nach dem Festival ist es häufig sinnvoll, noch einmal Kontakt zu den Gästen aufzunehmen. Hier einige Beispiele:
- Bieten Sie Ihren interessierten Besuchern einen besonderen Service und schicken Sie die Early-Bird-Angebote via SMS an Interessierte
- Als besonderen Service können Sie auch einen Link zu Ihrer Fotoseite mitschicken oder Ihren Blogpost der alles Revue passieren lässt
- Gerade jüngere Festivals profitieren außerdem massiv von Feedback. Auch dieses können Sie via SMS anfragen
Konferenz
Sie organisieren eine Konferenz? Großartig! Sie wissen aber sicher: Gerade bei einem oftmals internationalen Publikum ist es nicht immer einfach ein Medium zur Kommunikation zu finden, das alle gleichermaßen gut erreicht und trotzdem effektiv ist. E-Mails werden erst sehr spät gelesen oder landen im Spam-Ordner und nicht alle Messenger sind in allen Ländern gleichermaßen beliebt – von potentiellen Datenschutzbedenken ganz abgesehen.
Mit SMS lösen Sie dieses Problem besonders schnell, ohne die persönliche Note in Ihrer Kommunikation einzubüßen.
Vorher:
Bevor Ihre Konferenz beginnt gibt es viel zu organisieren. Ihre Kommunikation sollte dabei so schnell, leicht und effektiv wie möglich sein. Nutzen Sie SMS um Speaker anzukündigen, Ihr aktualisiertes Programm zu verschicken (als Anhang oder als Link) oder veranstalten Sie Umfragen zu noch nicht beschlossenen Programmpunkten.
Währenddessen:
Zugegeben, während die Konferenz läuft ist der Bedarf an Kommunikation mit den Teilnehmern häufig eher gering. Je nachdem, welche Art von Konferenz Sie veranstalten und wie viel Interaktion Sie mit den Teilnehmern wünschen, lassen sich mit SMS nichtsdestotrotz tolle Szenarien umsetzen.
- Sammeln Sie Feedback zu Keynotes oder der Konferenz an sich und zeigen Sie ausgewählte Texte auf einer Leinwand oder einem designierten Bildschirm
- Lassen Sie Teilnehmer an Abstimmungen oder Umfragen teilnehmen, die noch während der Keynote einbezogen werden können
- Veranstalten Sie ein Gewinnspiel, an dem Interessierte per SMS teilnehmen können
- Veranstalten Sie ein Quiz und küren Sie am Ende die besten Antworten
Manchmal kann es auch notwendig sein, bestimmten Teilnehmern spontane Updates zukommen zu lassen, beispielsweise wenn ein Workshop abgesagt oder verschoben wird oder in einem anderen Raum stattfindet als geplant. Mit einer SMS kommt diese Änderung sofort auf den Handys der Teilnehmenden an und wird in der Regel innerhalb von fünf Minuten gelesen.
Danach:
Was Sie nach Ihrer Konferenz noch mitzuteilen haben, hängt natürlich auch von der Art und Größe der Konferenz ab.
Vielleicht handelt es sich um eine ganze Veranstaltungsreihe und Sie möchten Interessierte zu Folge-Events einladen? Natürlich bietet es sich auch an, bestimmten Gruppen abschließende Informationen zukommen zu lassen, beispielsweise Ergebnisse von Umfragen oder den Link zu einer wichtigen Studie.
Auch eine Dankeschön-SMS an das Organisationsteam wird gerne gesehen.
SMS können helfen, Vorträge interaktiver zu gestalten.
Sommerfest
Nehmen wir an, dass Ihr Verein ein Sommerfest veranstalten möchte. So könnten Sie SMS gewinnbringend einsetzen:
Vorher:
Eine Rückmeldung auf Ihre Einladung wird schneller beantwortet, wenn Sie eine SMS versenden, weil die Antwort so einfach ist. Dabei können Sie jede SMS durch Platzhalter personalisieren, sodass Ihre Mitglieder mit Namen angesprochen werden. So kreieren Sie in kürzester Zeit ein persönliches Erlebnis. Wenn Sie möchten können Sie auch einen Link zum geplanten Programm versenden oder ein paar Tage vor dem Fest eine Erinnerungs-SMS schicken.
Währenddessen:
Es gibt kurzfristige Änderungen für den Ort der Veranstaltung, weil sich das Wetter geändert hat? Sie müssen eine andere kurzfristige Mitteilung machen? Weil SMS so schnell gelesen werden, können Sie sich darauf verlassen, dass alle Mitglieder rechtzeitig informiert sind.
Vielleicht möchten Sie auch Gewinnspiele veranstalten und kein Papier verschwenden oder Live-Interaktionen anbieten? Ein Beispiel: Lassen Sie eingehende SMS auf einer Leinwand anzeigen und bitten Sie Mitglieder, Ihre liebsten Vereinsmomente aus dem vergangenen Jahr als SMS an Ihre Rufnummer zu schicken. Sie können die eingehenden Nachrichten auch auf einen Fernseher oder eine Leinwand bringen. Eine schöne Aktion für’s Teamgefühl!
Danach:
Was gibt es nach dem Sommerfest noch zu besprechen?
Teilen Sie einen Link zu einem geteilten Ordner, in dem Mitglieder ihre besten Fotos vom Sommerfest hochladen können – da viele heute sowieso mit ihrem Handy Fotos machen ist das der kürzeste Weg. Auch eine Zusammenfassung des Sommerfests kommt gut an: Es wurden 124 Bratwürste gegessen, fünf Kisten Cola getrunken, 99 Lieder gespielt (und nur 2 Mal Atemlos) und so weiter.
Auch gern gesehen: Bedanken Sie sich mit einer persönlichen Nachricht bei dem Team das die Veranstaltung organisiert hat.
Fazit: Machen SMS Veranstaltungen besser?
Es gibt selbstverständlich viele Wege, effektiv mit Gästen und Teilnehmern zu kommunizieren. Unsere Beispiele zeigen, wie SMS eingesetzt werden können, um die Kommunikation nicht nur besonders effektiv sondern auch persönlich zu gestalten. SMS werden schnell gelesen und von so gut wie jedem Mobilgerät empfangen, was auch dann wichtig ist, wenn viele verschiedene Personen erreicht werden müssen. Wenn Sie SMS empfangen können, ermöglichen Sie außerdem eine Interaktion mit Ihrer Veranstaltung, aber auch Rückmeldungen, die Ihnen nutzen werden.
Unser Tipp: Mit Automationsdiensten wie IFTTT und Zapier können Sie unseren Service besonders leicht mit anderen Diensten verknüpfen.
Sie haben Fragen zum Versand oder Empfang von SMS? Hinterlassen Sie uns einen Kommentar oder schreiben Sie uns eine Nachricht.
Viele Grüße
Headerbild von Dorel Gnatiuc via Unsplash